Die Deutsche Schachjugend e. V. (DSJ) schreibt hiermit die Unterkunft- und Bewirtungsleistungen der Deutschen Jugendeinzelmeisterschaften als Paket für vier Jahre aus.

Vertragspartner

Veranstalter und zugleich Ausrichter der Deutschen Jugendmeisterschaften ist die Deutsche Schachjugend (DSJ), vertreten durch ihren Geschäftsführer Nikola Franić.

Es wird zentral ein Veranstaltungsvertrag geschlossen mit einer Abrechnungsadresse. Das heißt, alle Teilnehmenden zahlen an die DSJ, diese wiederum ist alleinige Rechnungsadresse für die Veranstaltung.

Kommunikation und Buchung laufen zentral über die DSJ.

Zeitraum

Die Deutschen Jugendeinzelmeisterschaften haben eine Dauer von 9 Tagen bzw. 8 Übernachtungen. Der Beginn ist stets am Pfingstsamstag; die Abreise erfolgt am Sonntag des darauffolgenden Wochenendes.

Beispiel: (Pfingsten 2023) 27. Mai bis 4. Juni 2023.

Daher wird ein Hotel gesucht, das uns ein Angebot für den genannten Zeitraum in den Jahren 2023 – 2026 unterbreiten kann.

Unterkunft

Die Unterbringung sollte in Einzel-, Doppel- und Mehrbettzimmern erfolgen. Es ist damit zu rechnen, dass ca. 800 Personen in Mehrbettzimmern übernachten möchten. Aufbettungen der Zimmer sind möglich. Insbesondere im Kinderbereich (Kika/U8) werden Eltern mitkommen und Familienzimmer wünschen.

Eine Aufteilung auf ein zweites Objekt in fußläufiger Entfernung ist möglich.

Verpflegung

Für alle Teilnehmer ist Vollverpflegung vorgesehen. Die Mahlzeiten sollten in Buffetform angeboten werden, ein Bestandteil muss vegetarisch sein. Auf religiöse Wünsche ist einzugehen. Für die Kinder und Jugendlichen ist ein kostenfreies Softgetränk und Wasser anzubieten. Erwachsene zahlen ihre Getränke nach Verbrauch. Aufgrund der hohen Anzahl von Teilnehmenden ist mit Personen zu rechnen, die Allergien oder Lebensmittelunverträglichkeiten haben.

Für die drei Mahlzeiten sollte jeweils ein Zeitfenster von 2,5 – 3 Stunden vorgesehen werden, da die Spieldauer der Kinder und Jugendlichen unterschiedlich ist und allen Teilnehmenden möglich sein soll, in Ruhe ihr Essen zu sich zu nehmen.

In den Spielsälen ist für die Kinder und Jugendlichen während der Spielrunden möglichst kostenfrei Wasser zur Verfügung zu stellen.

Teilnehmende/Gäste gesamt

Ohne Begrenzung der Turniere ist aus Erfahrung der Vorjahre mit einer Anzahl von ca. 1.500 Gästen zu rechnen. Davon ca. 1.200 Gäste, die zentral im Objekt übernachten. Es ist also bei acht Übernachtungen pro Person mit ca. 9.600 Übernachtungen zu kalkulieren. Bei den restlichen Teilnehmern handelt es sich um Tagesgäste, die anderweitig übernachten.

Bei einer Begrenzung der Teilnehmerzahl der offenen Turniere, ist mit entsprechend weniger Gästen zu rechnen.

Spielende

Das KiKa-Turnier findet von Samstag bis Montag, die U8 von Dienstag bis Sonntag statt.

*Je nach Größe Ihres Hotels und Ihrer Veranstaltungsräume kann die Anzahl der Teilnehmenden der einzelnen offenen Turniere begrenzt werden. Das Maximum je Turnier sollte jedoch mindestens bei 50 liegen.

Begleitpersonen & Organisationsteam

Kinder bis 14 Jahre werden zumeist von ihren Eltern begleitet. Hinzu kommen Betreuende der Landesschachjugenden, sodass insgesamt mit ca. 700 Begleitpersonen zu rechnen ist.

Die DSJ ist mit einem Organisationsteam von ca. 45 Personen vertreten. Dieses reist zum Teil bereits am Freitag an.

Räume & Tische

Es ist angestrebt, dass die Turniere U10w-U18w + U10 – U18 und U25 A-C in einem Saal gespielt werden. Dafür wird eine Saalgröße von ca. 2.000 m² benötigt. Eine Aufteilung auf zwei Säle oder mehrere Räume ist möglich. Das KiKa-Turnier und die U8 sollen in einem eigenen Raum gespielt werden, Größe ca. 300 m².

Die Tische sollten eine Größe von ca. 140 cm Länge und ca. 70 cm Tiefe haben. Bei ca. 750 Spielenden werden ca. 375 Tische benötigt. Sofern die Beinfreiheit nicht beeinträchtigt wird, können auch kleine Tische zusammengestellt werden. Ca. 20 weitere Tische werden im Turniersaal für Technik, das Team der Schiedsrichtenden und Getränke benötigt.

Für die Analyse der gespielten Partien und die verschiedenen Teile des Organisationsteams (Leitung, Bulletin, Öffentlichkeitsarbeit, …) werden weitere Räume benötigt.

Internet

In den Spielsälen ist eine leistungsstarke Internetverbindung notwendig, da aus diesen eine elektronische Partieübertragung ins Internet erfolgt. Zudem werden leistungsstarke Internetverbindungen in den Räumlichkeiten für die Organisationsteams sowie im gesamten Komplex kostengünstiges WLAN benötigt.

Rahmenprogramm

Benötigt werden Möglichkeiten und Räumlichkeiten für ein Rahmenprogramm mit Sport und Spiel als Ausgleichsangebot zu den Schachwettkämpfen für die Kinder und Jugendlichen.

Wir bitten hierzu um eine kurze Beschreibung der verfügbaren Indoor- und Outdoormöglichkeiten Ihrer Sport- und Aufenthaltsbereiche. Wünschenswert ist zudem eine Aufstellung der touristischen Attraktionen und der Sehenswürdigkeiten in der Umgebung.

Zeitplan

Ein möglicher Zeitplan könnte wie folgt aussehen:

Sowohl an der zentralen Eröffnungsveranstaltung als auch an der zentralen Siegerehrung nehmen aus Erfahrung die meisten Gäste teil. Dafür benötigen wir einen mit Stuhlreihen ausgestatteten Saal. Dies kann auch der Spielsaal sein, sofern ein schneller Umbau gesichert werden kann.

Ihr Angebot

In ihrem Angebot bitten wir die folgenden Punkte auszuweisen:

• Übernachtungspreise mit / ohne Vollverpflegung
• Ggf. Anzahl von Freizimmern für die Organisationsteams
• Tagesverpflegung
• Art der Verpflegung
• Aufteilung der Spielsäle
• Saal-/Raummieten
• Technik
• Extraleistungen des Hotels
• Ggf. Hotelsteuer, Kurtaxe o.ä.
• Stornokosten

Wir freuen uns auf Ihr Angebot! Bitte senden Sie dieses bis zum 17. Dezember 2021 an unten die stehende E-Mail-Adresse.

Kontakt

Für Rückfragen steht unsere Geschäftsstelle gerne zur Verfügung.
E-Mail: geschaeftsstelle@deutsche-schachjugend.de
Tel.: 030-25092288 (Nikola Franić), 030-25092291 (Lena-Franziska Caspersen)